Naar een goede vacaturetekst in 4 stappen

De arbeidsmarkt wordt elke week een beetje krapper. Het is daarom belangrijker dan ooit om een aantrekkelijke vacaturetekst weg te zetten. Voor een vacaturetekst geldt: one size does not fit all. Iedere vacature heeft een andere doelgroep en wil een ander soort mensen aantrekken. In dit blog nemen we je mee in een aantal praktische stappen om jouw vacaturetekst te optimaliseren.

1: Doelgroep is key

Iedere vacaturetekst begint met een doelgroepbepaling. De kans is groot dat je een beeld hebt van de ideale kandidaat. Denk bijvoorbeeld aan een expert in een bepaald vakgebied met meer dan vijf jaar werkervaring binnen de overheid. Zet je echt alleen in op de ideale kandidaat? Of wil je wellicht ook met mensen in contact komen met wat minder werkervaring, een andere opleidingsachtergrond en met passie en ambitie voor het vak? Door deze vragen te beantwoorden bepaal je jouw doelgroep. Hoe breder de doelgroep is, hoe groter de kans is dat je meerdere sollicitanten kunt verwachten. Bepaal in welke range een kandidaat zich moet bevinden om tot de doelgroep te behoren (bijvoorbeeld: 2-6 jaar werkervaring, mensen met een achtergrond in bepaalde vakgebieden/functies en uit een bepaalde regio). Het blijft een spel je kader breed te houden zonder het té breed te maken. Een te brede doelgroep betekend namelijk ook schieten met hagel. Vaak levert dit niet het gewenste resultaat. Bij het bepalen van de doelgroep kunnen de volgende vragen je op weg helpen:

• Aan welke opleidingen heeft de doelgroep deel genomen?
• Welke functies heeft iemand uit de doelgroep mogelijk bekleed?
• In welke regio is de doelgroep woonachtig?
• In welke sector is de doelgroep actief (geweest)?
• Welke interesses passen bij personen uit de doelgroep?
• Welke persoonlijke eigenschappen passen bij de doelgroep?
• Welke skills passen bij de doelgroep?

2: Doelgroep waarden

Je hebt in de vorige stap je doelgroep bepaald. Waarschijnlijk heb je binnen jouw organisatie ervaring met werknemers uit de doelgroep. De kans bestaat dat je uit gesprekken met hen een beeld hebt van wat belangrijk is binnen een functie dankzij plangesprekken en exitgesprekken. Toch is het belangrijk je te blijven beseffen dat dit niet direct een representatief beeld geeft van de waarden die gelden voor de doelgroep van jouw vacature. De tweede stap bestaat daarom uit het doen van onderzoek. In dit onderzoek ga je na: wat is voor mijn doelgroep belangrijk in een baan? Vandaag de dag bestaan hier diverse tools voor, maar ook online kun je vaak een hoop data verzamelen om deze vraag te beantwoorden. Je kunt het best op zoek gaan naar ten minste de volgende punten: salaris wens/-verwachting, gewenste secundaire arbeidsvoorwaarden, reisbereidheid, gewenste flexibiliteit in roosteruren, opleidingsmogelijkheden, etc. Wanneer je de wensen van de doelgroep in beeld hebt kun je dit afzetten tegen het aanbod van jouw organisatie. Waar kom je overheen? Deze punten wil je namelijk extra duidelijk benoemen in je vacaturetekst. Zijn er punten waarop je afwijkt van de wensen? Wellicht kun je hier nog iets aan doen. Denk bijvoorbeeld aan het toestaan van thuiswerken of een flexibel rooster. Is het niet mogelijk de doelgroep verder tegemoet te komen? Kijk dan of je andere aantrekkelijke voorwaarden kunt toevoegen.

3: Tekst opbouwen

Nu je de wensen en mogelijkheden van de functie in beeld hebt wordt het tijd een vacaturetekst te gaan schrijven. Voor een vacaturetekst gelden een aantal vuistregels:

• Een pakkende vacaturetitel in 12 – 20 tekens
  Vacaturetitels zijn er in alle soorten en maten. Van uitermate beknopt tot eindeloos lang. De ideale lengte voor een vacaturetitel is 60 tekens of minder. Houdt er rekening mee dat op veel platformen een lange titel wordt afgesneden. Bekijk daarom na publicatie altijd even of de titel duidelijk is. Gebruik je meer dan 60 tekens? Dan daalt het aantal sollicitanten met 50%.
• Ideale lengte van de tekst: 640 woorden
  Dat is een flink stuk tekst. Uit onderzoek blijkt dat we bereid zijn flink door te lezen als het om een vacature gaat. Voor praktisch opgeleiden geldt een absoluut maximum van 600 woorden. Theoretisch opgeleiden zijn bereid wat langer te lezen waarbij een maximum van 700 woorden geldt.
• Houdt vast aan de opbouw: introductie – uitleg van de functie – gewenste skills – arbeidsvoorwaarden – afsluiting
  In de introductie wil je de lezer warm maken voor de functie. Dit is de plek waar je de gewenste voorwaarden van je doelgroep goed kunt inzetten. Benoem wat de functie bij jouw organisatie uniek maakt, wat je voor de sollicitant kunt betekenen en nodig de sollicitant uit om verder te lezen. Een goede intro is het halve werk, dus neem hiervoor de tijd!
  In de uitleg van de functie ga je dieper in op het werk dat je aanbiedt. We raden je aan deze tekst op te stellen samen met het betreffende team. Zij weten immers hoe de functie er op dagelijkse basis uitziet. Om de tekst af te wisselen kun je quotes van medewerkers gebruiken, hen aan het woord laten in een video of een dag beschrijven van de toekomstige medewerker. Zo krijgt de sollicitant een beter beeld bij de functie en het team waarin hij/zij komt te werken.
  In het derde blok ga je in op de voorwaarden waaraan een sollicitant moet voldoen. Houd er rekening mee dat dit een stuk is waarop veel potentiële sollicitanten afhaken. Een waslijst aan voorwaarden maakt de functie onaantrekkelijk. Wees daarom kort en bondig in je wensen of geef bijvoorbeeld aan dat ambitieuze mensen die niet volledig aan het profiel voldoen ook welkom zijn te solliciteren.
  Ten slotte vorm je een afsluiting. Hier benoem je onder andere wat men mag verwachten van de sollicitatieprocedure (looptijd, aantal gespreksrondes, etc.), de contactmogelijkheden wanneer er nog vragen zijn en uitleg over hoe men kan solliciteren. Let wel op: hoe meer je vraagt van jouw potentiële sollicitant (bijvoorbeeld naast een cv en motivatiebrief nog een video), hoe groter de kans dat je mensen afschrikt. Bepaal dus hoe geschikt jouw sollicitatieprocedure is ten opzichte van je doelgroep. Maak het solliciteren zo makkelijk mogelijk om een groot aantal reacties te krijgen.
• Vermeid vakjargon
  Zeker binnen overheidsland strooien we regelmatig met vaktermen. Het begint vaak al in de functietitel. Denk bijvoorbeeld aan “KCC medewerker”. Dit zegt iemand van buiten de overheid niets, en dat terwijl je mogelijk wel iemand van buiten de overheid wil aantrekken. Je kunt zo’n vacaturetitel aanpassen naar “Support medewerker” of “Klantenservice medewerker” afhankelijk van wat het beste bij jouw organisatie past. In de vacaturetekst kun je vervolgens de officiële functietitel benoemen. Ook in een vacaturetekst komen vaak allerlei vaktermen voorbij. Dat hoeft niet erg te zijn (wanneer je een specialist zoekt in een bepaald vakgebied, bijvoorbeeld) maar het kan wel afschrikken. Bepaal daarom hoe belangrijk het is dat de potentiële sollicitant deze termen kent en beslis vervolgens of je ze wil blijven gebruiken.
• Check spelling en grammatica
  Het lijkt een open deur, dat is het eigenlijk ook. Het onjuist toepassen van spelling en grammatica beïnvloed de vindbaarheid van je vacature op vacatureplatformen en in Google. Vergeet dus niet je tekst nog een keer extra na te kijken op spelling en grammatica.

4: wees je bewust van de volgende feiten

Je hebt nu een aantal handvaten om je vacaturetekst op te bouwen. Uit onderzoek (van o.a. academie voor arbeidsmarktcommunicatie, Harvard Business Review, The Ladders en Culture Fit) blijken de volgende zaken:

• 53% van de sollicitanten vindt een vacaturetekst te vaag
• Een lezer beslist binnen 30 seconden of hij/zij verder wil lezen
• Voor 20% van de lezers is de schrijfwijze van de vacature bepalend voor een eventueel vervolg (wel/niet solliciteren)
• Voor 29% van de werkzoekenden is bedrijfscultuur een belangrijk thema
• Gebrek aan tijd, prioriteit en creativiteit worden gegeven als belangrijkste redenen waarom er te weinig aandacht is voor vacatureteksten
• 67% van de sollicitanten geeft aan dat een salaris bepalend is bij de keuze voor een bepaalde baan
• 39% van de lezers stoort zich eraan wanneer een salaris niet wordt vermeld in de vacaturetekst
• 20% van de lezers haakt af wanneer een salaris in de vacaturetekst ontbreekt
• 73% van de sollicitanten geeft aan te zoeken naar de reputatie van het bedrijf als werkgever alvorens ze solliciteren
• Een vacaturetekst wordt gemiddeld 63 seconden bekeken
• Er wordt slechts 14,6 seconden gekeken naar arbeidsvoorwaarden in een vacaturetekst
• Mannen reageren gemiddeld op een functie wanneer zij voldoen aan 6/10 functie-eisen. Vrouwen reageren gemiddeld wanneer zij voldoen aan álle functie-eisen.
• De functie-inhoud van een vacaturetekst krijgt gemiddeld de meeste aandacht met een leestijd van 26 seconden
• 47% van de sollicitanten ziet op tegen het schrijven van een motivatiebrief
• 4 op de 10 werkzoekenden geeft aan wel eens af te zien van solliciteren omdat het sollicitatieproces te ingewikkeld leek
• Staat een vacature langer dan 14 weken open? Dan denkt een groot deel van de lezers dat er iets mis is met de functie

We hopen dat je – na het lezen van deze tekst – vol enthousiasme met jouw vacaturetekst aan de gang gaat. Heb je nog opmerkingen, tips of aanvullingen op dit stuk? Dan horen we graag van je! Je kunt contact opnemen met mobiliteitscentrum@west-brabant.eu.