Het bestuurs- en directiesecretariaat maakt deel uit van de afdeling Concernadvies. De afdeling richt zich op strategische vraagstukken, zoals de hoofddoelen van het gemeentebeleid, public affairs en de lobbyagenda van het gemeentebestuur.

Concernadvies is ook verantwoordelijk voor de representatieve taken en rollen, strategische communicatie en de directe advisering van de burgemeester en wethouders. Daarnaast begeleidt de afdeling de administratieve voorbereiding en afronding van de bestuurlijke besluitvorming en verzorgt de ondersteuning van de collegeleden en directie.

Als secretaresse ben je verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning van leden van het college van burgemeester en wethouders of directie. Je bent voor hen het eerste aanspreekpunt, ‘hun secretaresse’. We verwachten van je dat je indien nodig ook bereid en in staat bent om je talent en tijd ook in te zetten voor een van andere leden van het college of directie.

Lees meer over de Gemeente Breda.

Als secretaresse bij het bestuurs- en directiesecretariaat bij Gemeente Breda ben je een onmisbare schakel en spin in het web. Herken je jezelf in de woorden betrouwbaar, proactief en helpend? Weet je wat een bestuurder of directeur belangrijk vindt en gaat het onderscheiden van hoofd- van bijzaken je makkelijk af? Dan is dit de vacature voor jou! Vanwege het vertrek van een collega is er een vacature ontstaan voor een ervaren secretaresse voor een directeur. Je begrijpt dat we deze vacature graag snel invullen. Je bent van harte welkom om mee te werken aan de verdere versterking van het bestuurs- en directiesecretariaat!

Wat ga je doen?

• Je beheert complexe agenda(’s), waarbij je o.a. prioriteiten stelt op basis van inhoud en politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Je verzorgt (vertrouwelijke) correspondentie en reageert proactief als blijkt dat agenda’s gewijzigd moeten worden.
• Je gebruikt eigen inzicht om de urgentie en belangen in te schatten en bent op de hoogte van de inhoudelijke portefeuille van de directeur.
• Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding van het wekelijkse directeurenoverleg.
• Je bent een buffer richting de interne organisatie en externe omgeving, waarbij je verbanden legt en belangen goed inschat.
• Je signaleert, denkt mee, plant vooruit en verdiept jezelf in thema’s die relevant zijn voor het bestuur en de directie.
• Je bent eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie en zorgt voor een gastvrije ontvangst van bezoek.
• Je organiseert vergaderingen, bijeenkomsten en distribueert digitale vergaderstukken.
• Je zorgt voor tijdige input en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en actiepunten.
• Je regelt vervoer, etentjes en attenties e.d. en informeert de juiste personen hierover.
• Je bent samen met je collega’s voortdurend bezig met het verder optimaliseren van het secretariaat.

Je bent als secretaresse Bestuurs- en directiesecretariaat doortastend, assertief en beschikt over een gezonde dosis humor. In situaties dat zaken net iets anders gaan, weet je te relativeren. Het stellen van prioriteiten is je tweede natuur en je bent zorgvuldig met vertrouwelijke informatie. Daarnaast heb je gevoel voor de politiek-bestuurlijke verhoudingen en ben je bovenal integer en dienstverlenend.

De werkzaamheden en omstandigheden van het bestuurs- en directiesecretariaat zijn in ontwikkeling. Een vernieuwd college van burgemeester en wethouders en veranderende en groeiende vraag vanuit de directie, vragen om een intensievere samenwerking binnen het secretariaat. Dit biedt kansen om samen met de andere 7 collega’s nog eens naar de werkzaamheden, rollen en verantwoordelijkheden te kijken. Daar lever jij uiteraard een bijdrage aan. Beschikbaarheid op vrijdag wordt sterk gewaardeerd en geldt als een belangrijk pluspunt bij de invulling van deze functie.

Verder beschik je over:

• Mbo+ of hbo-werk- en -denkniveau.
• Een afgeronde secretariële opleiding, bijvoorbeeld directiesecretaresse, managementassistent of officemanagement.
• Relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, ervaring in een politiek-bestuurlijke context is een pre.
• Klantgerichtheid, resultaatgericht en een positieve en proactieve werkhouding.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
• Digitale vaardigheden, o.a. op het gebied van Outlook, Teams, I-babs, Word, Excel.

Werken bij de Gemeente Breda is werken in een stad met ambities. We denken vooruit en maken mogelijk. Voor onze inwoners én voor onze medewerkers. Naast een baan met impact kun je daarom rekenen op:

• Een contract voor 36 uur. In eerste instantie voor een jaar.
• Een bruto maandsalaris van maximaal € 3.784,- (schaal 7) op basis van 36 uur.
• 194 verlofuren per jaar bij een contract van 36 uur.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% boven op je salaris dat je kunt inzetten voor studie, extra verlof of bijvoorbeeld de aanschaf van een fiets. Het bedrag laten uitbetalen als een soort 13e maand kan ook.
• Volop ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.
• Een goede werkprivébalans met flexibele werktijden.
• Een laptop en mobiele telefoon.
• De mogelijkheid om thuis te werken.
• Een werkgeversbijdrage in de kosten van de zorgverzekering.
• Een goede pensioenregeling bij ABP.

Let op: In oktober 2024 vindt een salarisverhoging van 1,25% plaats volgens de Cao-gemeenten.

Solliciteer dan snel op deze vacature van Bestuurs- en directiesecretaresse. Dit kan tot en met zondag 22 september. Zijn we enthousiast, dan ontvang je een uitnodiging voor een kennismakingsgesprek op die plaatsvindt op donderdag 26 september. Een eventuele 2e gespreksronde vindt plaats op vrijdag 27 september en het arbeidsvoorwaardengesprek en klikgesprek met de directeur volgt op maandag 30 september 2024.

Liever eerst meer weten over deze functie? Bel dan naar Patricia van Wanrooij, Leidinggevende Concernadvies, telefoonnummer: 06 – 2247 5305.

Goed om te weten:

• De Gemeente Breda is een werkgever die gelijke kansen biedt. Wij ontvangen graag sollicitaties van alle voldoende gekwalificeerde personen ongeacht hun komaf, geslacht, functiebeperking, religie/overtuiging of leeftijd.
• Als ambtenaar heb je een bijzondere verantwoordelijkheid. Daarom vragen we van iedere nieuwe collega een Verklaring Omtrent het Gedrag. Ook leg je een ambtseed of belofte af.
• Als je solliciteert kan het zijn dat we je openbare sociale mediaprofiel raadplegen.

Deze vacature delen? Geen probleem! Acquisitie stellen we niet op prijs.