Afdeling Servicecentrum, team Documentmanagement (DCM) houdt zich bezig met de documentaire informatievoorziening binnen de gemeente Breda. Het team ondersteunt collega’s in de organisatie met het digitaal werken om zo ook in een digitale omgeving de archivering te borgen. Het betreffen werkzaamheden op een breder terrein dan alleen documentmanagement. Het gaat ook om ondersteuning op het gebied van i-bewust werken.

Meer weten over de stad of organisatie? Lees meer over Gemeente Breda

Binnen de hele organisatie wordt informatie ontvangen of verzonden. En dit gebeurt vrijwel geheel digitaal. En al deze informatie wordt ergens opgeslagen. In verschillende systemen, op verschillende manieren enz. Team Documentmanagement (DCM) ondersteunt de collega’s binnen de gemeente Breda met advies hoe documenten het beste kunnen worden bewaard. Zodat de juiste informatie snel en makkelijk vindbaar is.

De informatievraagstukken worden steeds complexer. Er is gewoon veel meer informatie te beheren en er komen ook steeds meer mogelijkheden om informatie op te slaan. Een behoorlijke uitdaging dus om grip te houden op al die informatie binnen de gemeente Breda.

Wat ga je doen?
Als senior recordmanager werk je aan het verder professionaliseren van het digitale informatiebeheer van de gemeente Breda. Samen met jouw collega’s van team Documentmanagement draag je proactief het belang van informatie- en archiefbeheer uit.

Je geeft uitvoering aan het verbeteren en optimaliseren van informatie- en archiefbeheer. Je adviseert over vraagstukken op het gebied van informatie- en archiefbeheer, denkt mee bij de inrichting van de informatiesystemen en signaleert ontwikkelingen die kunnen leiden tot knelpunten. Bij complexe informatievraagstukken ben je het aanspreekpunt om de collega’s, zowel van team Documentmanagement als van de rest van de organisatie, van inhoudelijk advies te voorzien.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Je overlegt met de jouw collega’s over het structureren, opslaan en de vindbaarheid van informatie.
• Je zorgt ervoor dat medewerkers bij de gemeente Breda het zaaksysteem Djuma en het Documentmanagementsysteem Corsa op de juiste manier gebruiken.
• Je houdt toezicht op het juist en consequent gebruiken van het documentaire informatiesysteem en andere digitale informatiesystemen, die onder de archiefwet vallen. Denk hierbij vooral aan de inrichting van het systeem en de vernietiging van informatie uit de verschillende systemen.
• Je stelt werkwijzen, procedures en procesbeschrijvingen op, inclusief de inrichting van de systemen, gerelateerd aan het (digitale) archiefbeheer gericht op complexe informatiebeheervraagstukken.
• Je begeleidt complexe digitale archiveringsprocessen, zoals migraties, conversies, etc. van archiefinformatie.
• Je adviseert inzake de ontwikkeling van recordmanagement binnen de organisatie. De senior recordmanager is sturend in het oppakken van benodigde verbeterkansen en verdere doorontwikkeling. Dit doe je volgens het principe van “archiveren by design”.
• Jouw focus ligt op digitaal archiefbeheer, zoals het inrichten van het archiefbeheer en de complexe archiveringsprocessen in digitale informatiesystemen.
• Je leidt zelfstandig een of meerdere projecten op het gebied van de verbetering van het informatiebeheer en recordmanagement.
• Je beheert (met de collega-recordmanagers) het Documentair Structuur Plan (DSP I-navigator) van de gemeente Breda.

Als Senior Recordmanager weet je het belang van goed digitaal informatie- en archiefbeheer op een enthousiaste manier uit te dragen. Je kunt je makkelijk verplaatsen in het belang van informatie voor de organisatie.

Je hebt oog voor de ontwikkeling van alle facetten van goed informatiebeheer. Je hebt er plezier in om jouw directe collega’s bij team DCM mee te helpen bij de complexe vraagstukken. In deze rol ben je zowel de denker als een doener!

Verder beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden en ben je klantgericht.

Ontwikkelingen rondom digitaal informatiebeheer hou je bij en deze vertaal je naar de praktijk.

• Voor deze functie is een hbo-werk- en -denkniveau vereist, bij voorkeur een afgeronde opleiding op het gebied van record- en/of informatiemanagement,
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een adviserende rol m.b.t. informatiemanagement/informatiebeheer.
• Je bent bekend met relevante wet- en regelgeving en normen voor informatie- en archiefbeheer;
• Je bent bekend met metadata en vernietiging.
• Ervaring met het DSP i-Navigator is een pré.
• Je bent op de hoogte van ontwikkelingen die invloed hebben op het informatiebeheer zoals bv. de WOO, Omgevingswet en E-depot.
• Ervaring met en kennis van digitaal zaakgericht werken en digitaal archiveren.

Verder verwachten we dat je in staat bent om:

• Actief te begeleiden bij en adviseren over het vormen, beheren en bewaren van digitale informatie.
• Te fungeren als vertegenwoordiger van Team Documentmanagement, zowel intern als extern. Intern met de klanten en collega’s zoals I-adviseurs, privacyofficiers, medewerkers van team Gegevensbescherming en Stadsarchief Breda. Extern met leveranciers van diverse oplossingen of collega’s van andere organisaties.
• Mogelijkheden tot inrichtingsoptimalisatie van processen en informatiesystemen te signaleren.
• Kennis van wet- en regelgeving over informatie- en archiefbeheer bij te houden en te delen.
• Wet- en regelgeving en nieuwe ontwikkelingen te vertalen naar toepasbare kaders en richtlijnen op het gebied van Informatiebeheer.

Werken bij Gemeente Breda is werken in een stad met ambities. We denken vooruit en maken mogelijk. Voor onze inwoners én voor onze medewerkers. Naast een baan als Recordmanager kun je daarom rekenen op:

• Een jaarcontract van 32 tot 36 uur per week met mogelijk uitzicht op vast dienstverband.
• Een bruto maandsalaris van maximaal € 4.752,- (schaal 9) op basis van 36 uur.
• 194 verlofuren per jaar op fulltime basis.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% boven op je salaris dat je kunt inzetten voor studie, extra verlof of bijvoorbeeld de aanschaf van een fiets. Het bedrag laten uitbetalen als 13e maand is ook mogelijk.
• Een goede werkprivébalans met flexibele werktijden.
• Volop ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.
• Een laptop en mobiele telefoon.
• Een werkgeversbijdrage in de kosten van de zorgverzekering.
• Een goede pensioenregeling bij ABP.

Solliciteer dan snel op deze vacature van Recordmanager. Dit kan tot en met 22 september 2024. Zijn we enthousiast, dan ontvang je zo snel mogelijk de uitnodiging voor een gesprek. Datum nader te bepalen in overleg. Liever eerst meer weten? Bel dan met Géchris Brouwers, Teamleider team Documentmanagement, tel. 06 11747354.

Goed om te weten

• De Gemeente Breda is een werkgever die gelijke kansen biedt. Wij ontvangen graag sollicitaties van alle voldoende gekwalificeerde personen ongeacht hun komaf, geslacht, functiebeperking, religie/overtuiging of leeftijd.
• Als ambtenaar heb je een bijzondere verantwoordelijkheid. Daarom vragen we van iedere nieuwe collega een Verklaring Omtrent Gedrag. Ook leg je een ambtseed of belofte af.
• Als je solliciteert kan het zijn dat we je openbare sociale mediaprofiel raadplegen.

Deze vacature delen? Geen probleem! Acquisitie stellen we niet op prijs.